25.05.2018

Warum Projekte in Konzernen scheitern - und wie Sie die Katastrophe verhindern

Wenn Projekte scheitern, stehen Konzerne vor der immer gleichen Frage: Woran lag es? Schätzungen projektmagazin.des zufolge scheitern über 30% aller Projekte in Konzernen und bei den Megaprojekten überschreiten laut rolandberger.com sogar mehr als 90% das Budget oder den Zeitplan. Paradebeispiel einer solchen Überschreitung ist wohl der Bau des Berliner Flughafens, dessen Eröffnung mittlerweile Jahre im Verzug ist. Gerade bei umfassenden Projekten und komplexen Unternehmensstrukturen sind eine gute Planung und überwachte Umsetzung essentiell. Doch auch kleinere Projekte scheitern aus ähnlichen Gründen wie die Großprojekte, denn neben den individuellen Ursachen gibt es zentrale Probleme, die immer wieder auftauchen.


Inhaltsverzeichnis

Projektscheitern Teaser

Grund 1: Schlechte (interne) Kommunikation
Grund 2: Mangelnde Führung
Grund 3: Fristen falsch eingeschätzt
Grund 4: Unzureichende Planung
Grund 5: Unqualifizierte Mitarbeiter
Grund 6: Fehlende Flexibilität
Wann gilt ein Projekt als gescheitert?
Projekte vor dem Scheitern bewahren
Teamarbeit statt Konkurrenzkampf
Richtig mit Problemen umgehen
Fazit

 

1. Schlechte (interne) Kommunikation

Bei 70% aller gescheiterten Projekte spielt pm-blog.com zufolge mangelnde Kommunikation eine Rolle und sie ist damit der am häufigsten genannte Grund für das Projektscheitern. Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es wichtig, sich regelmäßig auszutauschen und sowohl Fortschritte und Erkenntnisgewinne als auch Probleme zu teilen. Durch eine offene Kommunikation können die verschiedenen Interessengruppen in Einklang gebracht werden, doch häufig bleibt genau dies aus. Anstelle von Teamarbeit herrscht Konkurrenzdenken zwischen den einzelnen Gruppen; jede Abteilung pocht auf ihren eigenen Vorteil, zusätzlich gefördert wird dieser Egoismus durch starre Abteilungsgrenzen.

Auch das Sitzungs- und Besprechungsmanagement zählt zur Kommunikation und bei vielen Projekten finden diese Besprechungen zu selten oder sehr unorganisiert statt. Die Updates der einzelnen Teams erfolgen nicht zeitnah, sodass es zu einer asynchronen Kommunikation kommt. Des Weiteren wird nicht ausreichend zugehört oder die Kommunikation findet nur in eine Richtung (häufig von oben nach unten) statt. Manchmal stehen dazu noch unausgesprochene Konflikte im Raum, die sich aufstauen und durch die das Vertrauen ineinander fehlt.

Zusätzlich erschwert wird die Kommunikation, wenn die Mitarbeiter in verschiedenen Ländern oder gar Zeitzonen arbeiten oder unterschiedliche Firmen an einem Projekt beteiligt sind. Das erfordert eine übergeordnete Koordination und führt uns zum nächsten Konfliktpunkt: schlechte Führungskräfte.

Projektscheitern Ursachen

 

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2. Mangelnde Führung

Größere Projekte benötigen einen guten Manager, der die Führung übernimmt und die einzelnen Abteilungen und Arbeitsschritte koordiniert und zusammenhält. Von einer unerfahrenen oder schlecht qualifizierten Projektleitung kann diese Leistung nur selten ausreichend erbracht werden. Ein häufiges Problem ist zum Beispiel eine fehlende Methodik im Projektmanagement. Dieses sollte nicht spontan, sondern nach einer vorher überlegen Systematik erfolgen. Auch Machtkämpfe auf der Führungsebene können ein Projekt zum Scheitern verurteilen. Die besten Mitarbeiter bringen nichts, solange die Entscheider nicht mitziehen; sie treffen die endgültigen Entscheidungen, von ihrem Urteilsvermögen hängt vieles ab.

Aufgabe der Projektführung ist aber nicht nur das Entscheiden, sondern auch das Steuern der Teams. Häufig werden die Teams aber unzureichend überwacht und bekommen keine Hilfe von Oben, sodass es dann unvermeidlich zu – scheinbar überraschenden – Fristüberschreitungen kommt.

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3. Fristen falsch eingeschätzt

Zeitspannen und Fristen genau vorauszusagen ist schwierig, aber bei Großprojekten dringend nötig. In vielen Fällen erfolgt die Planung allerdings viel zu optimistisch. Am Ende bleibt zu wenig Zeit zur Umsetzung, sodass Überstunden aller Beteiligter nötig sind; die Kosten steigen und die Mitarbeiter sind gestresst. Werden die Fristen dann trotz allem nicht erreicht, ist das nicht nur demotivierend, sondern hat auch verheerende Folgen: Andere darauf aufbauende Schritte können nun ebenfalls nicht zeitgemäß erfolgen und Aufträge gehen verloren. Jede Abweichung vom Zeitplan zieht weitere nach sich und löst eine Reihe von Kettenreaktionen aus.

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4. Unzureichende Planung

Während der Planungsphase können Fehler noch vergleichsweise leicht und kostengünstig behoben werden, während der Umsetzung ist das deutlich aufwändiger. Im Rahmen von Großprojekten ist also weitsichtiges Denken gefragt. Konzerne müssen sowohl das „große Ganze“ planen, als auch die Details im Blick behalten. Zu häufig jedoch werden Anforderungen und Ziele unklar festgelegt. Auch die Rollenverteilung bleibt schwammig. Wer arbeitet woran? Diese simple Frage kann zu Problemen führen: Für den einen Aufgabenbereich fühlt sich niemand verantwortlich, bei dem anderen wollen alle entscheiden und es kommt zu internen Konflikten. Damit einher geht häufig eine unklare Hierarchieordnung und damit die Frage: An wen kann ich mich bei Fragen, Problemen und Ideen wenden? Zu starre Hierarchien sind allerdings genauso suboptimal, denn sie können Entscheidungsprozesse verzögern.

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5. Unqualifizierte Mitarbeiter

Projekte scheitern seltener an der Technik als am Faktor Mensch. Trotzdem wird im Voraus oft viel Geld in Technologien und Softwares investiert, aber bei den Mitarbeitern gespart. Die Teams werden nach Verfügbarkeit der Mitarbeiter zusammengestellt; wer gerade wenig zu tun hat, wird Teil des Projekts, egal ob seine Qualifikationen passen oder nicht. Neue Mitarbeiter einzuarbeiten oder die bestehenden durch Weiterbildungen zu qualifizieren, ist mit Zeit und Kosten verbunden und wird daher zu selten in Angriff genommen. Der Mangel an qualifiziertem Personal kann später jedoch drastische Folgen für den Projektverlauf haben. Welche Qualifikationen im Besonderen im Online Bereich von Nöten sind und welche Herausforderungen der digitale Markt dahingehend mit sich bringt, erfahren Sie in unserem passenden Blogartikel zu Online Marketing Jobs.

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6. Fehlende Flexibilität

Ein detaillierter Plan ist gut und wichtig, denn ohne diesen können Großprojekte nicht umgesetzt werden. Aber kein noch so guter Plan kann sämtliche Schwierigkeiten und Probleme voraussehen und muss daher ständig angepasst werden – genau das geschieht aber häufig nicht rechtzeitig. Wer einmal ein Team oder eine Software für sein Vorhaben ausgewählt hat, möchte möglichst das gesamte Projekt damit durchführen. Doch manchmal entspricht die Leistung der Mitarbeiter nicht den Erwartungen oder die Software erschwert die Arbeit, statt sie zu erleichtern. Bei derartigen Konflikten sollte man sich möglichst früh vom Verursacher trennen und nach Alternativen umschauen. Aus Angst vor Verzögerungen und steigenden Kosten halten viele Konzerne jedoch am Alten fest und infolge entstehen weitere Probleme. Letztlich kommt es dadurch zu deutlich höheren Kosten und Zeitaufschüben, als es bei einer früheren Veränderung der Fall gewesen wäre.

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Wann gilt ein Projekt als gescheitert?

Ab wann gilt ein Projekt als gescheitert? Erst wenn es gänzlich abgebrochen ist? Oder bereits, wenn die Frist weit überschritten und die Kosten über die Planung hinausgehen? Eine genaue Definition für das Scheitern gibt es ebenso wenig wie für das Gelingen. Projekterfolg wird jedoch häufig über die folgenden drei Faktoren definiert:

1. Benötigte Zeit (Werden Termine eingehalten?)

2. Benötigte Ressourcen (Wie hoch sind die Kosten?)

3. Erreichte Qualität (Welche Leistung wird erbracht?)

Projekterfolg Dreieck

Im Idealfall sollten diese Faktoren in einem ausgewogenen Verhältnis zueinanderstehen. Steigen die Zeitdauer oder Ressourcen dagegen unverhältnismäßig an, spricht das nicht unbedingt für Erfolg. Ab wann ein Projekt gescheitert ist und ob sich eine Fortführung vielleicht gar nicht mehr lohnt, kann anhand dieser Dimensionen gut individuell geprüft werden. Findet die Prüfung regelmäßig statt, kann einem drohenden Misserfolg vielleicht noch rechtzeitig entgegengesteuert werden.

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Projekte vor dem Scheitern bewahren

Bei vielen Konzernen und Führungskräften mangelt es nicht am Wissen um diese Probleme, sondern vor allem an der besseren Umsetzung. Hier also einige konkrete Handlungsideen: An erster Stelle muss der ideale Projektmanager gefunden werden, der nicht nur Ahnung hat, sondern dem die Mitarbeiter vertrauen und vor dem sie Respekt haben. An den Kosten für ein gutes Projektmanagement darf nicht gespart werden, denn mit diesem steht und fällt jedes Projekt. Wer hier sparen will, setzt das gesamte Budget in den Sand, denn das vermeintliche Ersparnis verursacht an anderer Stelle deutlich höhere Kosten.

Im nächsten Schritt gilt es, ein gutes Team zusammenzustellen. Die Mitarbeiter sollten nach der Qualität und nicht primär nach ihrer Verfügbarkeit ausgewählt werden. Sobald das Team feststeht, sollte die Projektleitung dieses möglichst früh kennen und verstehen lernen. Das bedeutet, dass sie begreift, wie die einzelnen Mitarbeiter arbeiten, was sie motiviert und wo vielleicht Hilfe nötig ist. Auch in gute Mitarbeiter kann nicht genug investiert werden. Dafür wird bei Bedarf neues qualifiziertes Personal eingestellt oder die bestehenden Mitarbeiter werden durch entsprechende Fortbildungen auf das Projekt vorbereitet.

Im Rahmen der Projektplanung müssen klare Ziele definiert werden. Für eine funktionale Roadmap sind nicht nur die großen Endziele, sondern auch kleinere Zwischenziele entscheidend. Das große Projekt wird in kleine, handhabbare Teile heruntergebrochen. Beliebt ist bei der Planung die Wasserfall-Methode, bei der ein Projekt in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen entwickelt wird. Für jede Phase werden aufs Neue Ziele für den nächsten Abschnitt definiert. Das ist effektiver, als gleich das gesamte Projekt im Detail zu planen, wenn dieses zum Startzeitpunkt noch gar nicht überschaubar ist.

Trotzdem sollte schon vorab überlegt werden, wodurch das Projekt in Verzug geraten könnte, damit sich rechtzeitig Lösungen entwickeln lassen. Außerdem sollten ausreichend Puffer eingeplant werden, um mögliche Rückschläge abzufangen. Ein Resümee sollte man nicht nur noch Projektabschluss, sondern auch nach dem Erreichen von Teilschritten ziehen, um daraus Optimierungsmaßnahmen abzuleiten und sie noch in diesem Projekt umsetzen. Außerdem sollten die Meilensteine gefeiert werden, um die Motivation hochzuhalten und ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen.

 

Projektscheitern vereinte Hände

 

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Teamarbeit statt Konkurrenzkampf

Um den Konkurrenzkampf der Abteilungen und Mitarbeiter von einer Zusammenarbeitskultur abzulösen, ist eine gute interne Kommunikation essentiell. Auch die Kommunikationsfähigkeiten lassen sich im Rahmen von Seminaren verbessern, wenn akuter Bedarf besteht. Wichtig ist vor allem, dass die Kommunikation in beide Richtungen möglich ist: Das bedeutet, auch der Projektleiter sollte jederzeit ansprechbar und offen für den Input der Mitarbeiter sein.

Weiterhin kann die Transparenz gesteigert werden, indem die Fortschritte der Teilgruppen ständig verfolgt werden. Interessant ist dabei nicht nur, ob eine Aufgabe erledigt wurde, sondern auch in welcher Qualität sie abgeschlossen worden ist. Auf diese Weise behält die Projektleitung die Auslastung aller Beteiligten im Blick und kann bei Bedarf Aufgaben anders verteilen oder umplanen.

Die interne Kommunikation sollte dabei nicht ausschließlich per E-Mail erfolgen, sondern auch persönlich. Das ist nicht nur zum Teil unkomplizierter, sondern schafft vor allem eine bessere Vertrauensbasis. Regelmäßige Meetings sorgen für eine transparente Kommunikation und erhöhen die Motivation. Bestenfalls findet jede Woche ein kurzes Meeting statt, in denen jeder knapp vom Fortschritt der letzten Tage berichtet. So sind alle auf dem Laufenden, denn die interne Kommunikation dient vor allem der Informationsweitergabe und dem Teilen von Wissen.

Widersprüchliche Informationen sollten vermieden werden, ein Meinungsaustausch ist jedoch erwünscht und die Meinungen und das Feedback anderer sollten stets anerkannt werden. Ein solcher Austausch kann zu einer positiveren Arbeitsatmosphäre beitragen und das Wettbewerbsdenken zwischen den Abteilungen und Teams ausschalten.

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Richtig mit Problemen umgehen

Probleme lassen sich im Rahmen von Großprojekten nie ganz vermeiden; sie müssen aber nicht zum Scheitern des Projekts führen, wenn man angemessen mit ihnen umgeht. Kommt es zu Problemen, sollte man sich nicht auf die Schuldzuweisung konzentrieren, sondern die Energie lieber in die Lösungssuche investieren. Dafür kann es unter Umständen notwendig sein, eigene Fehler einzugestehen, zum Beispiel wenn das Problem beim Projektleiter selbst liegt. Diese Selbstkritik zeigt jedoch Verantwortungsbewusstsein und schafft Vertrauen.

Manchmal lassen sich auch konkrete Störenfriede eines Projekts identifizieren. Das können zum Beispiel einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen, die nicht richtig mitziehen, sein. Wenn diese ausgemacht sind, kann die Ursache der bewussten Verzögerung ermittelt werden. Häufig liegt diese in einer fehlenden Veränderungsbereitschaft, dagegen kann mit Methoden des Change Managements vorgegangen werden.

Bei akuten Problemen ist es darüber hinaus sinnvoll, sich von rückläufigen Geschäften zu trennen. Dafür sollten Konzerne die grundlegende Projektstrategie zwar nicht aus den Augen verlieren, sich aber dennoch eine gewisse Flexibilität erhalten. Denn nur so können sich spontan ergebene Chancen und Möglichkeiten genutzt werden.

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Fazit

Großprojekte sind nie ganz einfach umzusetzen, doch viele Probleme lassen sich bereits im Voraus erkennen. Konzerne und insbesondere die Projektleitung sollten sich daher die häufigsten Fehler vor Augen führen, um aus den schlechten Beispielen zu lernen. Darüber hinaus ist es wichtig, selbstkritisch zu bleiben, und auch die eigenen Fehler zu analysieren, um sie in Zukunft nicht zu wiederholen. Der Erkenntnisgewinn sollte mit den anderen Abteilungen geteilt werden, denn mit Teamarbeit lässt sich mehr erreichen als durch Einzelkämpfe. Daher ist die interne Kommunikation zentraler Bedeutung: Während schlechte Kommunikation Projekte zum Scheitern verurteilt, kann gute Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg sein.

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Quellen

https://www.projektmagazin.de/fuenf-Erfolgsfaktoren

https://www.rolandberger.com/de/press/Studie-von-Roland-Berger-Warum-Megaprojekte-so-oft-scheitern-und-wie-sich-der-E.html

http://pm-blog.com/2009/07/04/warum-scheitern-projekte/

https://www.wrike.com/de/blog/hauptgruende-warum-projekte-scheitern-und-wie-man-katastrophen-verhindern-kann/

https://www.twago.de/blog/10-gruende-warum-projekte-scheitern/

http://www.management-circle.de/blog/warum-scheitern-unternehmen-an-der-umsetzung-ihrer-strategien/

http://www.theprojectgroup.com/blog/erfolgsfaktoren-fuer-projektmanagement/

https://www.buchreport.de/2017/09/06/warum-projekte-scheitern-und-wie-sie-gelingen/

https://www.cio.de/a/erste-hilfe-fuer-projekte,2917059

https://www.iapm.net/de/service/pm-tipps/russel-archibald-fuenf-tipps-fuer-richtig-gutes-projektmanagement/

http://pm-blog.com/2007/09/30/warum-projekte-scheitern-oder-eben-auch-nicht/